Assurer la conformité et l’organisation quotidienne des RH pour se centrer sur son cœur de métier, avec l’intervention d’un RH à temps partagé
Lorsqu’une entreprise grandit, la gestion des ressources humaines devient un enjeu stratégique. Pourtant, structurer ses RH ne s’improvise pas : mise en conformité, gestion des carrières, rémunération, etc. Chaque aspect doit être pensé pour soutenir la croissance sans ralentir l’activité.
Arlisud : un cabinet en croissance face à des enjeux RH stratégiques
C’est la problématique qu’a rencontrée Arlisud, un cabinet d’anesthésie qui intervient dans des établissements médicaux renommés comme la clinique Lille Sud-SOS Mains et la clinique Ambroise Paré à Lille. Avec une équipe de 12 médecins anesthésistes-réanimateurs, 4 infirmiers anesthésistes diplômés d’État et 4 secrétaires médicales, Arlisud devait structurer ses RH tout en continuant à assurer la qualité des soins.
Les médecins anesthésistes faisaient face à une charge administrative croissante : réglementation RH, gestion des plannings, suivi des paies, des carrières des collaborateurs, etc.
L’entreprise a donc souhaité avoir une personne dédiée à la gestion RH, capable de répondre aux questions des salariés et de gérer les obligations administratives, tout en garantissant une structuration solide des pratiques RH. Faire appel à un RH à temps partagé était la solution idéale.
Nous avons pris conscience que la gestion RH ne pouvait plus être improvisée. Il fallait sécuriser notre conformité, éviter les erreurs et surtout, mettre en place des process clairs pour ne plus perdre de temps sur ces questions. Nous avions besoin d’un expert RH, mais sans nécessairement embaucher un DRH à plein temps.
Le RH à temps partagé nous est apparu comme une solution flexible et adaptée à notre réalité.”
2. Faire un diagnostic RH pour identifier les priorités
Avant de déployer des solutions, un diagnostic RH a été mené pour identifier les points de blocage et structurer un plan d’action adapté aux besoins d’Arlisud.
Pourquoi commencer par un diagnostic RH ?
Un diagnostic RH permet d’évaluer les pratiques existantes et de définir des priorités claires. Il identifie les forces et les axes d’amélioration pour structurer une gestion RH efficace.
Chez Arlisud, les médecins et l’équipe administrative jonglaient avec des problématiques RH sans toujours savoir par où commencer. L’absence d’une vision claire rendait la gestion quotidienne complexe et chronophage.
Ce diagnostic a permis de poser un regard expert sur la situation et d’apporter des solutions adaptées aux spécificités du cabinet médical.
Quels sont les axes d’amélioration identifiés ?
Le diagnostic a mis en évidence plusieurs besoins :
- Mise en conformité légale et conventionnelle : affichages obligatoires, organisation des visites médicales, DUERP, conformité avec les obligations légales et conventionnelles…
- Optimisation de l’administration du personnel : gestion des plannings, suivi des erreurs de paies, formalisation refonte des contrats de travail.
- Accompagnement des collaborateurs : structuration du recrutement, suivi des carrières, plan de développement des compétences…
Ce diagnostic a permis d’établir un plan d’action clair et structurant pour garantir une gestion RH efficace et fluide.
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3. RH à temps partagé pour une conformité durable et une organisation RH optimale
Comme beaucoup d’entreprises en croissance, Arlisud faisait face à une réalité : les obligations RH devenaient de plus en plus complexes et exigeantes. Pour autant, les dirigeants n’avaient pas besoin d’un DRH à temps plein.
Le RH à temps partagé s’est imposé comme la solution idéale :
- Une expertise RH immédiatement opérationnelle, sans les contraintes d’un recrutement interne.
- Un accompagnement souple et sur-mesure, adapté aux besoins du cabinet.
- Une approche stratégique et opérationnelle, combinant gestion du quotidien et structuration à long terme.
- Une expertise pour sécuriser les sujets réglementaires RH
Cette solution, grâce à l’intervention de Géraldine Flodrops, leur permet de bénéficier d’une expertise RH sans supporter les contraintes d’un recrutement interne.
En tant que médecin, je peux enfin me concentrer sur mon métier, sans être interrompu par des questions administratives ou des inquiétudes liées à la gestion du personnel. Pour mes associés et moi, cela représente un gain de temps énorme et une vraie tranquillité d’esprit.
Du côté des équipes, c’est également un vrai plus. Nos secrétaires et infirmiers ont désormais un interlocuteur RH dédié qui peut répondre à leurs questions et structurer des parcours professionnels cohérents. Cela a aussi renforcé la confiance et la transparence au sein du cabinet, notamment en ce qui concerne les sujets comme la rémunération, les plannings ou les entretiens professionnels."
Mise en conformité légale et sécurisation des obligations RH
Avant toute autre action, il fallait s’assurer que les fondamentaux RH soient solides. Dans un premier temps, nous avons donc consolider certains sujets RH réglementaires :
- Mise à jour des affichages obligatoires et du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).
- Organisation et suivi des visites médicales.
- Relecture et correction des contrats de travail, notamment pour les remplaçants.
Optimisation des processus administratifs
Pour que le cabinet puisse gagner en efficacité sur la gestion des processus RH, il était important d’optimiser les processus administratifs :
- Clarification des règles sur les heures supplémentaires et astreintes,
- Amélioration du suivi des plannings, des congés ou des absences,
- Analyse des rémunérations et mise en place d’un fichier de préparation des paies
- Structuration et réalisation des entretiens professionnels et annuels.
Cette optimisation permet de clarifier les circuits de validation, de gagner en temps et en efficacité. Cela favorise également la transparence entre les dirigeants et les collaborateurs, vecteur de confiance et de motivation.
Accompagnement des collaborateurs et gestion des compétences
Un organisation RH optimisée constitue également un accompagnement de la carrière des collaborateurs. Pourquoi ? Car cela permet de les fidéliser, les motiver, les engager réduisant ainsi absence, turnover et baisse sur la performance.
Ainsi, Géraldine accompagne quotidiennement le cabinet à :
- Gérer le processus de recrutement et d’intégration
- Suivre le développement des compétences des collaborateurs
- Améliorer l’organisation RH
- Répondre aux demandes des collaborateurs
Un RH à temps partagé ne se limite pas à une intervention ponctuelle. Il s’inscrit dans une gestion quotidienne et durable des sujets RH.
Chez Arlisud, la structuration des RH ne pouvait pas s’arrêter aux premières actions mises en place. La gestion des ressources humaines est un travail de long terme qui nécessite un suivi régulier et des ajustements en fonction des besoins de l’entreprise.
4. Et après ? Un accompagnement évolutif pour une conformité et une organisation RH durables
Depuis mai 2024, de nombreuses actions ont déjà été mises en place. Cependant, la structuration RH continue, car les besoins d’Arlisud évoluent avec la croissance du cabinet.
Parmi les prochaines étapes à suivre, Géraldine accompagnera le cabinet sur :
- L’analyse des pistes d’actions complémentaires à la suite des campagnes d’entretiens annuels et professionnels.
- La rédaction des fiches de poste : définir précisément les rôles et responsabilités de chacun pour clarifier les attentes des postes.
- L’amélioration du processus de recrutement : optimiser l’intégration des nouveaux talents en structurant un parcours d’intégration efficace.
- Le suivi des formations obligatoires et développement des compétences : garantir la montée en compétence des équipes et le respect des obligations réglementaires.
- Une mise en place d’une politique de rémunération cohérente : assurer une grille salariale équitable et motivante tout en respectant les enjeux du secteur médical.
- La formalisation d’un plan de gestion des talents : identifier les futurs besoins en compétences et accompagner les collaborateurs dans leur évolution professionnelle.
Le RH à temps partagé, un levier stratégique pour accompagner la croissance
En résumé, l’externalisation de la gestion RH permet à Arlisud de :
- Décharger les médecins anéesthésites de la gestion des sujets RH pour leur permettre de se centrer uniquement sur leur métier.
- Sécuriser leurs obligations légales et administratives, en évitant les erreurs et les oublis.
- Optimiser la gestion des carrières et des compétences
Externaliser la gestion RH avec un RH à temps partagé permet d’assurer la conformité et d’optimiser les processus internes sur le long terme, sans recrutement interne.
Avoir un RH à temps partagé, c’est accéder à une expertise RH immédiatement opérationnelle, sans avoir à gérer un recrutement interne ou une charge financière trop lourde. C’est aussi un vrai levier de sérénité : nous savons que nous sommes conformes aux obligations légales, que nos processus sont clairs et que nous pouvons anticiper au lieu de réagir dans l’urgence.
En faisant appel à Kohérence, nous avons trouvé un partenaire capable de nous accompagner dans la durée, avec une approche à la fois pragmatique et stratégique. Aujourd’hui, nous avons une gestion RH structurée, sans complexité inutile, et nous pouvons enfin nous concentrer sur notre cœur de métier. Si vous sentez que les RH commencent à peser sur votre activité principale, c’est le signe qu’il est temps de structurer votre organisation. Et pour cela, l’externalisation en temps partagé est une solution efficace, souple et adaptée à la réalité des petites et moyennes structures."
Vous souhaitez structurer vos RH tout en vous concentrant sur votre activité principale ? Envie d’en savoir plus sur l’accompagnement de Géraldine avec ARLISUD ?
